質問

今年から管理職に昇進し、担当部署の会議を月に１回行っていますが、上手く会議の進行ができていません。どのように進めていったら良いでしょうか。

回答

効果的な会議を進めていくためには次のような流れで進めていかれると良いでしょう。

ａ．導入する

まず会議議題を紹介する。皆で話し合う問題（テーマ）をハッキリ示し、その問題に関係する必要な情報、データを説明して、会議の目的を明らかにする。こうしていると徐々に参会者の関心が高まり、問題に集中するようになる。管理者は、皆の意見を聴く目的で会議を招集する場合も、必ず腹案を持って会議に臨むことが必要である。

ｂ．意見を引き出す

次に、その問題に関係ある参会者の考え、意見を引き出す。さらに、その問題に参会者の経験、情報も引き出す。書記を決め、出た意見はメモをさせるようにする。そして後で必ずフォローする。

ｃ．結論に導く

皆から出された意見、考え、情報を時間によって区別・比較し、分析する。問題解決に役立つ意見、考えを識別し、評価する。徐々に皆の意見・考えを一致させ、結論に導いていく。管理者として、必ずしも皆の意見に流されることはない。皆の意見を一通り聴いた上でその非をよく説明し、自説をはっきり述べ、その根拠を説明し、納得させた上で結論に導くことも必要である。

ｄ．まとめる

最後に全体的意見をまとめる。同意の得られた結論や一部の主だった意見をもう一度振り返える。